שלבים בתכנון אירוע

אירוע חברה טוב הוא לא עיניין של מה בכך.

להצלחת האירוע דרוש תכנון קפדני ובחירה נכונה של הפקה ותכנים.

 

אך לפני שניגש לבניית האירוע כדאי לענות על ארבע שאלות:

1.               מהי מטרת אירוע החברה? מה הייתם רוצים להשיג?

2.               איזה סוג אירוע ייתן מענה למטרה?

3.               מי קהל היעד שלי?

4.               מה התקציב העומד לרשותי?

כשהתשובות בידכם ניתן להתקדם.

 

ראשית בחירת חברת הפקות.

חברה טובה להפקות אירועים יחסכו מכם שעות עבודה רבות ועיסוק בפרטים שלא מוכרים לכם.

חשוב שתהיה כימיה בניכם לבין אנשי חברת ההפקה, תקשורת טובה היא בסיס מצויין לבניית מערכת אמון בניכם לבין ההפקה.

בדקו את זמינות ההפקה עבורכם.

מהי יכולת הגמישות והתמרון שלהם במצבים של שינוי תכנית?

אל תסתנוורו מהכרזות, בקשו המלצות והוכחות יכולת.

בדקו אם בידי חברת ההפקה ביטוחים מתאימים לסוג האירוע.



לאחר שבחרתם את ההפקה לאירוע מבוצעים המהלכים הבאים:

א.  בחירת מקום לעריכת האירוע­ – מקום האירוע יקבע לפי 2 פרמטרים עיקריים:

1.קירבה גיאוגרפית לרוב המשתתפים.

2.משרת את מטרות האירוע.

 

ב.  בחירת תכנים מתאימים עם דגש על מכנה משותף רחב ככל הניתן שיתאימו לכלל העובדים.

 

ג.  בחירת תפריט המזון.

 

ד.  ביצוע סיור במקום האירוע.

 

ה.  קביעת לו"ז מדוייק לאירוע.

 

ו.  ביצוע אירוע החברה