איך לא להסתכן כשמתכננים הפקת אירועים עסקיים?

הפקת אירועים עסקיים עלול להיות תהליך הכולל הוצאות רבות, התחייבויות שלפעמים אנו נוטים לשכוח ולעיתים רבות – תהליך ארוך מסובך ומסובל.
אופציה נפלאה היא לקחת חברת הפקות לאירועים – כזאת שאחראית מא’ – ת’ ליום הגיבוש לחברה שלכם או יום כיף לחברות.
במידה ובחרתם לעשות זאת בכוחות עצמכם, דעו שישנו סיכוי אדיר שהאירוע הזה יעלה לכם הרבה כסף, ואם לא כסף – אז יעלה לכם בנפש.

1. עבודה מסודרת – אין ספק שעוד מימי המהפכה התעשייתית האמרה הזו נכונה.
הדרך הטובה ביותר להימנע מסיכון מיותר – היא לעבוד מסודר.
ישנה שרשרת של שלבים שבין אירוע לאירוע משתנה, אך עם זאת – ישנם חוקים שתקפים לכל סוג אירוע ולא משנה מאיזה עולם תוכן החברה או העסק מגיע.
גיבוש קונספט לאירוע, מחיר, ספקים, חסויות וכו’.
אתם מוכרחים לדעת שאתם מעודכנים בכל שלב ושלב. בנו לו”ז וכך תצליחו להיות בשליטה לכל אורך התקופה – ולהימנע מסיכון מיותר.

2. תקציב – חברת הפקות מקצועית תדע לנהל ולתכנן את התקציב באופן מסודר וידוע.
רוב חברות ההפקות יישמרו נתח מהתקציב לשעת חירום. מה זה אומר ולמה? שאלה יפה.
לעיתים לא רחוקות, הפקת אירוע גוררת הוצאה לא מתוכננת, ועל כן – חשוב שיהיה לכם מאיפה לקחת אותו ושחלילה התקציב החסר לא ייצטרך להגיע מהכיס האישי שלכם או שתהיינה הוצאות נוספות מחברת הפקות האירוע.

3. אירוע שונה – תעדוף שונה
חברת הפקות בעלת ניסיון רב תדע לשלב בין מספר משימות\אירועים או הפקות.
אתם שואלים את עצמכם – איך ניתן לאפשר לכל אחד את כל תשומת הלב?
התשובה לכך מעניינת.
רבים ייטו לומר שחברת הפקות איכותית תדע להעניק את ה100% לבעל האירוע.
אבל אז עולה בעיה נוספת: האם חברת הפקות תסתמך רק על אירוע אחד?
דמיינו שחברת הפקות צריכה להתעסק באירוע. התעסקות כזאת מתפרשת על פני שבועות רבים.
החל משלב השיח אל מול בעל האירוע, דרך שלב בחירת הספקים ואופי האירוע, ועד יום האירוע עצמו.
חברת הפקות תהיה מחוייבת להתעסק בכמה אירועים במקביל, ולמצוא את הדרך לתמרן בין כולם כך שאף אחד לא ירגיש מקופח בצורה כזו או אחרת.
במידה והמטרה היא להפחית את הסיכונים לרמת המינימום, חשוב לדעת שהתעדוף יהיה נכון.
במידה והפקת אירוע מסוים דורשת באיזור ה-40% מהמשאבים? כל חברת הפקות טובה תדע להעניק לאירוע בדיוק את המינון המסוים לו הוא זקוק.
ולהתגבר על כל סיכון או מכשול טרם קרה.

4. כמות אורחים – איך נדע?
חברת הפקות אירועים לעיתים דורשת לחתום הסכם לכמות אנשים מסוימת.
חשוב מאוד לדעת טרם התייעצתם עם חברת ההפקות כמה אנשים אמורים להגיע לאירוע.
במידה וזה אירוע חברה, או יום כיף לחברות הדרך המומלצת היא לבצע שאלון שיעבור באמצעות האימייל בו עובדי החברה ייצטרכו לדווח אם יגיעו או לא.
כמות אנשים והיערכות מוקדמת גם היא חשובה למניעת טעויות בעתיד האירוע.
אופציה מעניינת ונוספת שקורית בשנים האחרונות – היא שיתוף העובדים באופי האירוע.
מה זה אומר?
דמיינו חברה שעובדיה יוכלו בעצמם לבחור את סוג האירוע אליו הם יילכו.
ניתן לבצע סקר נוסף בין המחלקות ובעזרתו להבין מה הרוב יירצה? איזה סוג אירוע? איזה אוכל ושתייה יהיו?
דמוקרטיה – זו השיטה.


5. תהיו החברים הכי טובים של הספק –
אנחנו ממש לא מתכוונים שתגיעו אליהם הביתה ותדפקו להם על הדלת.
אבל כן חשוב מאוד שהספק שמולו אתם עובדים יהיה אדם ישר, נאמן ומקצועי.
כזה שלא יעשה לכם פאשלות ביום האירוע.
חברת הפקות מקצועית תדע להעניק לכם את רשימת הספקים הטובה ביותר.
ההיתרון הגדול ביותר בלקחת חברת הפקות לאירועים הוא שחברת ההפקות עובדת כבר שנים מול אותם ספקים – וזאת עובדה שמרגיעה בדרך כלל.
דמיינו שאתם החלטתם לעשות את אירוע החברה שלכם בעצמכם יחד עם מחלקת כוח אדם.
כבר אירגנתם אוכל ושתייה, השטח פרוש וכולם מחכים לחברת ההגברה.

דילוג לתוכן